Die Felder, die für die Verwendung in Formularen zur Verfügung stehen, sind über die Registerkarte Entwickler der Multifunktionsleiste zugänglich. Wenn die Registerkarte Entwickler nicht angezeigt wird (sie ist auf Ihrem System nicht sichtbar), müssen Sie Word anweisen, sie anzuzeigen. Wenn Sie die Registerkarte Entwickler anzeigen und einen Blick in die Gruppe Controls werfen, werden Sie feststellen, dass eine Reihe von Controls verfügbar ist. Keines dieser Controls ist ein Formularfeld. Stattdessen müssen Sie auf das Symbol Legacy Tools klicken, das eine ganze Gruppe von Steuerelementen anzeigt, die aus älteren Versionen von Word stammen. Es ist nicht schwer Formularfelder Word 2010 erstellen und entsprechend zu bearbeiten. Die Gruppe Legacy Forms (sichtbar nach dem Klicken auf das Symbol Legacy Tools) enthält drei Arten von Formularfeldern, die Sie in ein Dokument einfügen können: Text, Kontrollkästchen und Pulldown. Jedes dieser Formularfelder ermöglicht es dem Benutzer des Formulars, Informationen des Typs auszuwählen oder einzugeben, den Sie für angemessen halten.
Beispiel: Bestellformular
Als Beispiel nehmen wir an, Sie erstellen ein Bestellformular und benötigen ein Feld, in dem ein Benutzer den Namen des Bestellers eingeben kann. Außerdem möchten Sie, dass nur bis zu 25 Zeichen in das Feld eingegeben werden dürfen. Um dies zu erreichen, führen Sie diese Schritte aus:
1.Positionieren Sie den Einfügepunkt an der Stelle, an der das Feld erscheinen soll zeigen Sie die Registerkarte Developer der Multifunktionsleiste an.
2.Klicken Sie in der Gruppe Controls auf Legacy Tools und dann auf das Werkzeug Textform-Feld. Im Dokument erscheint ein Feldkennzeichen.
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das gerade eingegebene Formularfeld und wählen Sie Properties aus dem resultierenden Kontextmenü.
4.Sie gelangen auf das Dialogfenster Textform-Feldoptionen. (Siehe Abbildung 1.)
5.Vergewissern Sie sich, dass die Pulldown-Liste Typ auf Normaler Text gesetzt ist. (Dies ist die Art von Informationen, die Sie in dem Feld zulassen möchten.)
6.Ändern Sie die Option Maximale Länge auf 25.
7.Klicken Sie auf OK.
Sie können diese Schritte für alle Felder Ihres Formulars wiederholen. Der einzige Unterschied besteht in der Art des eingegebenen Feldes (die der Art der eingegebenen Informationen entsprechen sollte) und den Optionen, die Sie für jedes Feld festlegen.
Weitere Einstellungsmöglichkeiten
Die kniffligste Option, die Sie einstellen können, ist die Option Maximale Länge, die nur erscheint, wenn Sie mit Textfeldern arbeiten. Standardmäßig ist diese Option auf Unbegrenzt gesetzt, d.h. der Benutzer kann beliebig viele Informationen eingeben. Wenn die eingegebenen Informationen den rechten Rand Ihres Dokuments überschreiten, erhöht sich die Feldhöhe, und die Texteingabe wird in der nächsten Zeile fortgesetzt. Wenn Sie diesen Effekt in Ihrer Form nicht wünschen, dann ist der einzige Weg, ihn zu umgehen, eine maximale Länge für das Feld festzulegen. Wenn Sie beispielsweise nicht möchten, dass Ihr Feld in die nächste Zeile umgebrochen wird, müssen Sie eine maximale Länge festlegen, die garantiert auf eine einzige Zeile passt. Die Berechnung einer solchen Länge kann schwierig sein, insbesondere wenn Sie eine Proportionalschrift verwenden. Aus diesem Grund möchten einige Leute die Schriftart ihrer Felder auf eine Monospace-Schriftart wie Courier einstellen; sie erleichtert die Berechnung der Feldlängen.
Eine Möglichkeit, das potenzielle „Überlaufproblem“ zu umgehen, besteht darin, eine Tabelle zu erstellen, die Ihre Formularfelder enthält. Der Vorteil dabei ist, dass Sie die Breite und Höhe jeder Zelle in Ihrer Tabelle definieren können, was die vertikale Bewegung von Textfeldern begrenzt, wenn sie zu lang sein sollten. Der Nachteil ist, dass einige Informationen nicht ohne weiteres in tabellarischer Form angezeigt werden, und wenn der eingegebene Text zu lang ist, wird nicht alles auf dem Bildschirm oder Ausdruck angezeigt. (Wenn der Text die Größe einer statischen Tabellenzelle überschreitet, wird die Zusatzinformation unterdrückt.
Wenn Sie die Optionen für Ihre verschiedenen Felder festlegen, beachten Sie, dass Sie auch Makros definieren können, die beim Eingeben (erste Auswahl) und Verlassen des Feldes ausgeführt werden können. Diese ermöglichen es Ihnen, die im Feld angegebenen Informationen zu bearbeiten. Wenn ein Formular verwendet wird, werden die in ein Feld eingegebenen Informationen einem Lesezeichennamen zugeordnet. Dieser Name wird im Dialogfeld Optionen für jedes Feld angegeben. Durch die Verwendung anderer bookmarkbezogener Felder können Sie somit an anderer Stelle in Ihrem Dokument auf Feldinhalte verweisen.
